Logiciel TMS - Un guide pratique complet

1. Qu'est ce qu'un TMS

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Un TMS, ou système de gestion du transport, est une plateforme logicielle conçue pour rationaliser et optimiser les processus liés à la gestion des transports. Il offre une visibilité en temps réel sur les expéditions, automatise les tâches manuelles, et contribue à améliorer l'efficacité globale de la chaîne logistique.

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2. Pourquoi un TMS ?

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Les TMS représentent une proposition de valeur significative, agissant comme catalyseurs pour :

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Optimisation des coûts : Un TMS permet d'optimiser les coûts liés au transport en identifiant des itinéraires plus efficaces, en consolidant les envois pour maximiser l'utilisation de l'espace de chargement, et en facilitant la comparaison des tarifs pour choisir les options les plus rentables.

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Efficacité opérationnelle : En automatisant les processus manuels, comme la planification des itinéraires, la gestion des commandes, et le suivi des expéditions, la mise en place d’un TMS permet de libérer les équipes transport et logistiques de tâches manuelle fastidieuses et source d’erreur. Cela contribue directement à une exécution plus rapide et précise des opérations, réduisant ainsi les délais et améliorant la satisfaction client.

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Visibilité en temps réel : Les fonctionnalités de suivi et de traçabilité en temps réel offertes par un TMS permettent aux entreprises d'avoir une visibilité complète sur le statut de leurs expéditions. Cela réduit les incertitudes et améliore la capacité de réagir rapidement aux retards ou aux problèmes potentiels.

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Gestion des exceptions : Un TMS identifie automatiquement les exceptions ou les anomalies dans les opérations de transport. Cela permet aux équipes logistiques de prendre des mesures correctives rapidement, minimisant ainsi l'impact sur les délais de livraison.

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Collaboration améliorée : En facilitant la communication et la collaboration entre les différents acteurs de la chaîne logistique, y compris les chargeurs, les transporteurs, et les fournisseurs, un TMS favorise une meilleure coordination et une prise de décision plus rapide.

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Conformité réglementaire : Les TMS intègrent souvent des fonctionnalités de gestion des contrats et des documents, ce qui aide les entreprises à rester en conformité avec les réglementations du secteur du transport.

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Analyse basée sur les données : Les TMS génèrent des rapports analytiques détaillés sur les performances du transport. Ces données permettent aux entreprises de prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs processus et identifier des opportunités d'amélioration continue.

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Réduction des erreurs humaines : En automatisant de nombreuses tâches manuelles, un TMS réduit les risques d'erreurs humaines, améliorant ainsi la précision des opérations.

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Flexibilité et adaptabilité : Les TMS modernes, en particulier ceux basés sur le cloud, offrent une flexibilité et une évolutivité accrues, permettant aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements dans leurs opérations logistiques.

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Expérience client améliorée : En fournissant des délais de livraison plus fiables, en réduisant les erreurs dans le processus d'exécution, et en améliorant la communication, un TMS contribue à une meilleure expérience client globale.

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La valeur apportée par un TMS se mesure à travers l'efficacité opérationnelle, la visibilité accrue, la réduction des coûts, la conformité réglementaire, et l'amélioration de la satisfaction client. Les entreprises qui intègrent un TMS dans leur chaîne logistique bénéficient généralement d'une gestion plus agile et efficiente de leurs opérations de transport.

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3. Cas d'Utilisation des TMS

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Les TMS sont adaptés à une variété de cas d'utilisation, notamment :

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Le transport de marchandises : Optimisation des itinéraires, suivi des expéditions et gestion des stocks.

La gestion des opérations douanières : Facilitation des processus douaniers pour les expéditions internationales.

La collaboration avec les partenaires : Amélioration de la communication et de la collaboration avec les transporteurs et les fournisseurs.

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4. Principales Capacités des TMS

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Les Transportation Management Systems (TMS) proposent une gamme étendue de fonctionnalités pour optimiser la gestion des transports et des opérations logistiques. Voici quelques-unes des fonctionnalités principales d'un TMS :

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Planification des itinéraires :

- Optimisation des itinéraires pour maximiser l'utilisation des véhicules.

- Considération des contraintes telles que les délais de livraison, les capacités des véhicules et les restrictions de circulation.

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Gestion des commandes :

- Automatisation du processus de création des bons de commande.

- Attribution des envois aux transporteurs appropriés en fonction de divers critères.

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Suivi et traçabilité :

- Suivi en temps réel des expéditions pour une visibilité complète sur la localisation des marchandises.

- Notification des retards ou des problèmes potentiels.

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Optimisation des charges :

- Proposition de plans de chargement efficaces en fonction des caractéristiques des marchandises, des restrictions de poids et de volume, et des priorités de livraison.

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Gestion des tarifs et des contrats :

- Comparaison des tarifs des transporteurs pour choisir les options les plus rentables.

- Négociation des contrats et gestion des relations avec les transporteurs.

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Contrôle facturation :

- Facilitation du contrôle des factures pour s'assurer de la conformité avec les accords contractuels.

- Collaboration avec les transporteurs pour valider et contrôler rapidement chaque écart de facturation.

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Analyse et rapports :

- Génération de rapports détaillés sur les performances du transport.

- Analyse des tendances, surveillance des coûts, et prise de décision basée sur les données.

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Gestion des exceptions :

- Identification automatique des exceptions ou des anomalies dans le processus d'exécution.

- Mise en place de mesures correctives rapides pour minimiser l'impact.

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 Collaboration multi-acteurs :

- Facilitation de la communication et de la collaboration entre les différents acteurs de la chaîne logistique, y compris les chargeurs, les transporteurs, et les fournisseurs.

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Gestion des documents :

- Numérisation des documents pour une gestion électronique des documents (GED) plus efficace.

- Conformité aux réglementations en matière de documentation et de déclaration.

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Conformité réglementaire :

- Suivi des réglementations en vigueur dans le secteur du transport.

- Assurer la conformité aux normes et exigences légales.

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Sécurité et suivi des performances :

- Mise en place de mesures de sécurité pour protéger les marchandises en transit.

- Suivi continu des performances pour garantir l'efficacité opérationnelle.

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 Intégration avec d'autres systèmes :

- Intégration avec les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et d'autres logiciels existants.

- Assurer une cohérence des données à travers l'ensemble de l'entreprise.

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Ces fonctionnalités travaillent pour offrir aux entreprises une gestion optimale de leurs opérations de transport, de la planification à l'exécution, en passant par le suivi et l'analyse.

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5. Conseils pour Choisir le Bon TMS

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Le choix d'un TMS (Transportation Management System) pour votre organisation est une décision importante qui aura un impact significatif sur l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement. Comme on l’a vu un TMS apportera de nombreux bénéfices à votre chaîne d’approvisionnement, mais il ne faut pas se tromper, tous les TMS ne conviennent pas à toutes les situations.

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Évaluer vos besoins spécifiques : TMS chargeur vs transporteur, TMS routier, orienté dernier kilomètre, transport international, vos cas d’usages et typologie de flux transport à piloter vont déterminer les TMS à considérer. Identifiez précisément les besoins spécifiques de votre organisation en matière de gestion des transports, priorisez les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin et identifier les TMS avec une couverture fonctionnelle et une approche alignée avec vos besoins.

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Scalabilité et évolutivité : L’investissement dans un TMS est un investissement qui s’inscrit dans le long-terme, misez sur un partenaire capable d’accompagner votre organisation dans la durée et de s'adapter à vos besoins actuels et futurs, ainsi qu’à la croissance de votre activité. A ce titre un TMS en mode Saas qui élimine les infrastructures informatiques lourde, accessible de n’importe quel endroit avec une connexion internet et offrant une plus grande flexibilité dans les usages sont à privilégier.

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Intégration avec d'autres systèmes : Vérifiez la facilité d'intégration du TMS avec vos systèmes existants tels que les ERP (Enterprise Resource Planning), les WMS(Warehouse Management Systems), et d'autres applications logicielles. Il est important également de penser à la connexion de vos partenaires, transporteurs, transitaires, fournisseurs ou même agent de douanes selon vos usages. L’idéal est de mise sur une solution que vos partenaires connaissent, et que laquelle ils pourront facile connecter leurs propres systèmes IT s’ils le souhaitent.

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Interface utilisateur flexible : Optez pour un TMS avec une interface utilisateur conviviale et ergonomique !  Cela facilitera l'adoption par les utilisateurs et réduira le besoin de formations intensives.

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Support client et formation : Vérifiez la qualité du support client offert par le fournisseur de TMS. Assurez-vous qu'une formation adéquate est disponible pour vos équipes.

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Essais et retours d'expérience : Avant de prendre une décision définitive, demandez des démonstrations, des essais et des références clients pour obtenir des retours d'expérience concrets.

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Investissement : Les approches budgétaires peuvent varier significativement d’un éditeur à l’autre. Comparez ce qui est comparable :évaluez le coût total de mise en place et d’utilisation de la solution, y compris les éventuels de maintenance, de formation et d'intégration. Pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé de miser sur des offres abonnements simplifiées qui incluent les fonctionnalités dont vous avez besoin, les montées de versions, la maintenance applicative et le support. Vous aurez ainsi un contrôle total de votre budget et du ROI projet.

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6. Pourquoi choisir Winddle comme TMS ?

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De la planification de vos transports à leur exécution jusqu’à la prise de rdv pour la livraison, en passant l’estimation des coûts et la réconciliation factures et le calcul de l’impact carbone, Winddle vous permet de simplifier et de structurer le pilotage collaboratif de vos flux transports.

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Compatible avec tous les types de transport, la solution se distingue de la manière suivante :  

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Approche collaborative : Winddle se positionne comme un TMS fortement axé sur la collaboration. La visibilité en temps réel est la clé de son approche collaborative, permettant aux parties prenantes de suivre et de réagir efficacement aux changements de statut des expéditions. Les fonctionnalités de partage d'informations, de documents, de notifications temps réel et d'alertes personnalisées permettent à vos équipes transport, logistiques, ADV, ainsi qu’à vos transporteurs et fournisseurs de se coordonner de manière optimale.

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Granularité commande et produit : Contrairement aux TMS traditionnels, Winddle inscrit le pilotage de transport dans le pilotage plus global des flux produits. Cela signifie que la solution permet un suivi transport, directement lié au pilotage des flux marchandises, et apporte ainsi, à chaque étape du processus, une visibilité accrue sur l'emplacement et l'état spécifique de chaque produit. Cette granularité favorise une gestion précise des stocks , une réactivité optimale face aux imprévus, et une capacité à prendre les meilleures décisions compte tenu par exemple des attentes particulières d’un client, d’une opération commerciale ou encore de la marge produit unitaire des produits d’un chargement.

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Flexibilité : Avec une configuration simple (no code), des modalités variées d’intégration aux systèmes IT, des différents modules intégrés ou encore de l’interface facilement personnalisable pour chaque profil utilisateur, Winddle vous offre la flexibilité et la simplicité dont vous avez besoin pour un projet au ROI rapide, et capable de vous accompagner sur le long-terme.

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Simplicité et ergonomie : Winddle se distingue par sa simplicité d'utilisation. L'interface conviviale facilite l'adoption par les utilisateurs, réduisant ainsi le temps de formation nécessaire. Cette simplicité n'implique cependant aucun compromis sur la profondeur des fonctionnalités, assurant une gestion complète de la chaîne d'approvisionnement.

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Calcul de l'impact carbone :En réponse aux enjeux environnementaux, Winddle intègre même la gestion de l'empreinte carbone, vous permettant desuivre et de réduire l'impact environnemental de vos opérations logistiques. Une contribution essentielle à la durabilité.

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En optant pour Winddle comme solution TMS, les entreprises investissent dans une approche novatrice et complète pour la gestion des transports. Une granularité produit sans précédent, une flexibilité ergonomique, une simplicité d'utilisation et une collaboration renforcée positionnent Winddle comme le choix idéal pour ceux qui cherchent à repousser les limites de l'efficacité dans la gestion logistique.